নতুন নির্দেশনা অনুযায়ী, জেলা সদরে মন্ত্রী বা সমমানের কোনো ব্যক্তির আগমন ও বিদায়ের সময় জেলা প্রশাসক (ডিসি), পুলিশ সুপার (এসপি) এবং সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয়ের স্থানীয় জ্যেষ্ঠ কর্মকর্তারা অভ্যর্থনা ও বিদায় সংবর্ধনায় উপস্থিত থাকবেন।

তবে এ দায়িত্ব পালনের কারণে ডিসি বা এসপিকে তাদের পূর্বনির্ধারিত সরকারি সফর বাতিল বা পরিবর্তন করতে হবে না বলে নির্দেশনায় উল্লেখ করা হয়েছে।

যদি কোনো কারণে জেলা প্রশাসক বা পুলিশ সুপার উপস্থিত থাকতে না পারেন, তাহলে তাদের পরিবর্তে জ্যেষ্ঠ অতিরিক্ত জেলা প্রশাসক এবং অতিরিক্ত পুলিশ সুপার দায়িত্ব পালন করবেন। তবে বিশেষ পরিস্থিতিতে মন্ত্রী বা উপমন্ত্রী নিজে চাইলে সংশ্লিষ্ট ডিসি বা এসপিকে উপস্থিত থাকতে হবে।

নির্দেশনায় আরও বলা হয়েছে, মন্ত্রী বা উপমন্ত্রীরা বিদেশ থেকে দেশে ফেরার সময় সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয়ের অতিরিক্ত সচিব বা যুগ্ম সচিব বিমানবন্দরে উপস্থিত থাকবেন। একইভাবে অভ্যন্তরীণ সফরের ক্ষেত্রেও সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তারা নির্ধারিত স্থানে প্রটোকল দায়িত্ব পালন করবেন।

উপজেলা পর্যায়ের সফরে উপজেলা নির্বাহী কর্মকর্তা (ইউএনও), সহকারী পুলিশ সুপার এবং স্থানীয় জ্যেষ্ঠ কর্মকর্তা উপস্থিত থাকবেন। জেলা বা ডিসি-এসপির উপস্থিতি সেখানে বাধ্যতামূলক নয়, যদি না বিশেষভাবে নির্দেশ দেওয়া হয়।

রেলপথে ভ্রমণের ক্ষেত্রে রেলওয়ে পুলিশ সংশ্লিষ্ট স্টেশন ও রুটে নিরাপত্তা নিশ্চিত করবে এবং প্রয়োজনীয় স্থানে দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তারা উপস্থিত থাকবেন।

এ ছাড়া সফরসূচি পরিবর্তন হলে তা দ্রুত সংশ্লিষ্ট সবাইকে জানাতে হবে বলে নির্দেশনায় বলা হয়েছে। সরকারি সফরের ক্ষেত্রে যানবাহন ও আবাসনের ব্যবস্থাও নির্ধারিত নিয়ম অনুযায়ী করা হবে।

নতুন এই নির্দেশনা ২০২৪ সালের আগের জারির পরিবর্তে কার্যকর হবে বলে জানানো হয়েছে।