গত ৩ সেপ্টেম্বর মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিসেবা শাখা থেকে এ বিষয়ে পরিপত্র জারি করা হয়। উপসচিব (অতিরিক্ত দায়িত্ব) শারমিন ইয়াসমিনের সই করা পরিপত্রটি যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমোদন নিয়ে জারি করা হয়েছে।

নির্দেশনায় বলা হয়েছে, ভ্রমণের জন্য অগ্রিম টাকা নেওয়া হলে সফর শেষ হওয়ার এক মাসের মধ্যে অগ্রিম সমন্বয় বিল দিতে হবে। আগের সফরের অগ্রিম অর্থের হিসাব নিষ্পত্তি না হলে পরবর্তী ভ্রমণের জন্য অর্থ বরাদ্দ করা হবে না। অগ্রিম বরাদ্দের ক্ষেত্রে অর্থ বিভাগের সর্বশেষ নির্দেশনাও অনুসরণ করতে হবে।

ভ্রমণ ব্যয়ের বিলের সঙ্গে কোন ধরনের প্রমাণক দিতে হবে, সেটিও নির্দিষ্ট করে দিয়েছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ। বিদেশ সফরের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধান অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি এবং দেশের অভ্যন্তরে সফরের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগের অফিস আদেশ সংযুক্ত করতে হবে।

যানবাহন ভাড়ার টাকা দাবি করলে প্রকৃত ভাড়ার টিকিট দিতে হবে। বিমানে যাতায়াতের ক্ষেত্রে টিকিটের পাশাপাশি বোর্ডিং পাস জমা দিতে হবে। এর সঙ্গে অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও সফরসূচিও থাকতে হবে। হোটেলে অবস্থানের খরচের জন্য প্রকৃত পরিশোধিত বিলের কপি বা সমর্থনকারী প্রমাণক জমা দেওয়ার নির্দেশনা রয়েছে।

বিদেশে ভ্রমণের ব্যয়ের হিসাবের সঙ্গে সংশ্লিষ্ট বৈদেশিক মুদ্রার বিনিময় হারের বিবরণী দিতে হবে। অন্যান্য খরচের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট ভাউচার বা প্রমাণক সংযুক্ত করতে হবে। অনুমোদিত সফরের সময়সীমার চেয়ে বেশি সময় ভ্রমণ করলে অতিরিক্ত সময়ের জন্য নতুন করে অনুমোদন নেওয়ার কথাও বলা হয়েছে।

বিল প্রক্রিয়াকরণ ও অর্থ ছাড়ের জন্য পর্যাপ্ত সময় রেখে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের বিল জমা দিতে হবে। পাশাপাশি মূল কপিসহ বিলের মোট তিনটি সেট দাখিল করতে হবে। বিলের প্রতিটি ফটোকপি যথাযথভাবে সত্যায়িত করাও বাধ্যতামূলক করা হয়েছে।

পরিপত্রটি দেশের সব সিনিয়র সচিব ও সচিব, মন্ত্রী ও প্রতিমন্ত্রীদের একান্ত সচিব, মন্ত্রিপরিষদ সচিবের একান্ত সচিব, প্রধান হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা, হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা (ডিডিও) এবং সংশ্লিষ্ট আইসিটি কর্মকর্তাদের কাছে পাঠানো হয়েছে।

এ ছাড়া মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের ওয়েবসাইটের পরিপত্র বক্সে নির্দেশনাটি প্রকাশের প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নিতে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তাকে বলা হয়েছে।

সূত্র: বাসস